Política de tratamiento de datos personales

ITNETGROUP SOLUCIONES Y SERVICIOS S.A.S. —en adelante ITNETGROUP— es el responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere esta política.

Cualquier solicitud relacionada con sus datos personales se atiende por el correo indicado arriba. Es el único canal oficial para este fin.

Titular

La persona natural a la que se refieren los datos personales.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible

El que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, de vida sexual y datos biométricos.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable

Quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En esta política, ITNETGROUP.

Encargado

Quien trata datos por cuenta del responsable. Por ejemplo, un proveedor de correo o de alojamiento.

Autorización

El consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.

Aviso de privacidad

La comunicación por la que se informa al titular sobre esta política y las finalidades del tratamiento.

Esta política aplica a todos los datos personales que ITNETGROUP trate en desarrollo de su actividad, sea cual sea el medio por el que los haya obtenido: el sitio web, el correo, el teléfono, WhatsApp, una visita comercial, un proceso de selección o la ejecución de un contrato.

Alcanza a los datos de clientes, prospectos, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos a un empleo y visitantes del sitio web.

Caso especial: cuando ITNETGROUP presta servicios de tecnología a un cliente, puede acceder a datos personales que son del cliente y no suyos —los de los pacientes de un hospital, los de los huéspedes de un hotel—. En esos casos ITNETGROUP actúa como ENCARGADO y no como responsable: no decide sobre esos datos, no los usa para fines propios, y su tratamiento se rige por el contrato con ese cliente y por las instrucciones que reciba de él.

• Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada y se sujeta a la ley.
• Finalidad. Los datos se tratan para propósitos legítimos que se informan al titular de antemano.
• Libertad. Solo se tratan datos con el consentimiento del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad. La información es veraz, completa, exacta y comprobable. No se tratan datos parciales o que induzcan a error.
• Transparencia. El titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos existen.
• Acceso y circulación restringida. Los datos no se publican en medios de divulgación masiva y solo acceden a ellos las personas autorizadas.
• Seguridad. Se aplican medidas técnicas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a reservar la información, incluso después de terminar su vínculo con ITNETGROUP.

Las finalidades dependen de la relación que el titular tenga con ITNETGROUP. No se usan datos para fines distintos de los que aquí se declaran.

ITNETGROUP no vende, arrienda ni cede bases de datos personales a terceros con fines comerciales.

Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. ITNETGROUP no solicita datos sensibles a través del sitio web. Cuando la relación laboral obliga a tratarlos —datos de salud para seguridad y salud en el trabajo, o datos biométricos para control de acceso—, se informa expresamente cuál es el dato, para qué se usa, y se advierte que la autorización es facultativa.

ITNETGROUP no recolecta deliberadamente datos de niños, niñas y adolescentes a través del sitio web. Cuando por la naturaleza de un trámite sea necesario tratarlos —por ejemplo, los beneficiarios de un trabajador—, se hace atendiendo el interés superior del menor y con autorización de su representante legal.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a ITNETGROUP.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, si lo pide, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Estos derechos los ejerce el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

La autorización se solicita antes de recoger el dato, indicando para qué se va a usar y remitiendo a esta política. En el sitio web se pide con una casilla que nace sin marcar: marcarla de antemano no sería autorización.

De cada autorización otorgada por el sitio web se conserva la fecha, la hora y la versión del texto que la persona aceptó, de modo que en cualquier momento se pueda demostrar qué autorizó exactamente y cuándo.

Escriba a [email protected] indicando su nombre completo, su documento de identidad, qué información desea conocer y una dirección de contacto para la respuesta.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuera posible atenderla en ese plazo, se le informará antes de que venza, explicando los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si considera que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que ITNETGROUP incumplió algún deber, escriba a [email protected] con su identificación, la descripción de los hechos y los documentos que quiera hacer valer.

1. 1Si el reclamo está incompleto, se le pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Pasados dos (2) meses sin respuesta suya, se entenderá que desistió.
2. 2Si ITNETGROUP no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se lo informará.
3. 3Una vez recibido el reclamo completo, la base de datos quedará marcada con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que el reclamo se resuelva.
4. 4El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, se le informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular solo puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado este trámite de consulta o reclamo ante ITNETGROUP.

ITNETGROUP se apoya en proveedores de tecnología que actúan como encargados del tratamiento. Algunos operan servidores fuera de Colombia, lo que constituye una transferencia internacional de datos. Se informan aquí porque el titular tiene derecho a saberlo:

Además, los datos pueden entregarse a autoridades judiciales o administrativas cuando lo exija la ley, y a asesores contables, tributarios o jurídicos obligados a reserva.

ITNETGROUP aplica medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos: acceso restringido según la función de cada persona, cifrado del tráfico del sitio web, acuerdos de confidencialidad con el personal y con los proveedores, y registro de las atenciones prestadas.

Ninguna medida de seguridad es absoluta. Si ocurriera un incidente que afecte datos personales, ITNETGROUP informará a los titulares afectados y a la autoridad competente conforme a la ley.

Esta política rige desde la fecha de entrada en vigencia indicada al comienzo. Los datos personales se conservan mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y mientras lo exijan las obligaciones legales, contables y contractuales aplicables. Cumplido ese término, se suprimen o se anonimizan.

Cualquier cambio sustancial se informará por el sitio web y, cuando corresponda, por correo electrónico, antes de su entrada en vigencia. Las versiones anteriores se conservan para poder acreditar qué texto estaba vigente en cada momento.